前几天我读完了《Get Things Done》，并用EverNote建立了自己的GTD管理系统。现在饺子猫给大家详细地介绍一下这套系统建立的过程，一是想和大家分享一下建立和实施这套个人管理系统的心情，二是想请大家帮着监督一下，看看这套系统的建立是否符合GTD的标准。
我使用的EverNote是“小众软件”的汉化绿色版，小众的汉化工作做得非常好，除了帮助文件，所有的操作界面都已经汉化好了。良好的中文界面是快速以及快乐地掌握这个软件的前提条件。
EverNote自带了很多的笔记模板，这些模板自身也是非常好的教材，饺子猫在使用EverNote的过程中就经常学习自带的这些模板的格式。在“Note Type”里面的“To－Do”、“Shopping List”、“Phone Massage”这几个分类的笔记在新建的时候是可以直接输入中文的，比较方便。
如果是其他类型的笔记，在新建的时候只有按着“Ctrl”＋“Note Type”选择隐藏的“Rich Text note”分类才能输入中文，否则会出现乱码。在输完你的笔记后可以人工为你的笔记进行分类。
OK，讲讲我的GTD个人管理系统建立的过程吧。
1. 在EverNote的“分类列表”的空白处右键，选择“创建分类”，建立一个属于自己的GTD文件分类，我的这个分类名称叫“工作日志”。
2. 然后在“工作日志”上面再右键，选择“创建分类于“工作日志””，新分类名称为“Stuff”。然后再依次建立“工作项目”、“Next Action”、“Wait”、“将来某时/也许”、“参考资料”、“备忘录”几个属于“工作日志”下的子分类。
3. 为了更美观一些，我为各个子分类分配了不同的图标。具体方法是在子分类上右键，选择“数据库属性”——“分类”——“图标”——“选择图标”。
到了这一步，一个个人的GTD管理系统的框架就已经基本建立起来了，下面是往各个分类里面添加笔记了。
1. “Stuff”分类
得益于以前在公司时“5S”管理的灌输，饺子猫的各种办公用品、资料文件和办公设备这些东西都归整得比较好，这个“Stuff”分类我主要是用于“把各式各样的想法和承诺统统地从头脑中转移”出来并记录各种需要走过2分钟完成的行动或项目。这个分类下的笔记我用“Rich Text note”这种类型来记录，每个月新建一个笔记，格式如下：
序号 Stuff内容——(分类编号)
例如：1、整理第三期XX产品生产资料——(P0702)(NA0703)
后面的“(P0702)”、“(NA0703)”这两个编号分别对应“工作项目”和“Next Action”这两个分类中相应的笔记编号，这样就可以很方便地在相应的分类清单中找到与这一条Stuff相对应的条目。
2. “工作项目”分类
按照饺子猫阅读《Get Things Done》后的理解，“工作项目”与“Next Action”清单的区别在于：“工作项目”是可以进一步细分为几个不同时间、地点和不同的人来完成的行动。例如“整理第三期XX产品生产资料”这一个项目就可以进一步分解为若干个行动。而“Next Action”是单个的可随时进行的行动，例如“把7月份报销单据送到财务部”。
这个分类下的笔记我用“Rich Text note”类型的模板来建立，每个月新建一个笔记，格式如下：
序号 分类编号 项目名称——分类编号
例如：1、P0702整理第三期XX产品生产资料——NA0703。其中“P0702”标示了这一个项目名称在该分类清单中的编号，而“NA0703”对应的是在“Next Action”中对这一项目进行分解细化的笔记条目。
3. “Next Action”分类
按照我的理解，Next Action应该是对“工作项目”的进一步分解和细分，即明确“必须如何做才能推动事态向前发展”。例如我把“整理第三期XX产品生产资料”这一工作项目细分为以下几个“Next Action”行动步骤：
(1) 对生产资料进行分类；
(2) 确定需要采集的关键数据和采集标准；
(3) 确定采集工具：Access或Excel；
(4) 设计相应的表或工作表；
(5) 录入数据。
这个分类下的笔记饺子猫用EverNote内置的“To-Do List”或“To-Do List with Dates”这样的Note Type来建立。这几个模板可以直接输入中文，而且每个条目后面都有一个复选框，每当完成一个行动步骤后，可以在复选框上打一个钩，当所有的条目后面的复选框全部打上钩后，软件会自动给这一个笔记加上一个“Done”的分类，表示这一个完整的“Next Action”已经完成了。模板的标题的格式如下：
分类编号：项目名称
4. 其他分类
其他的几个分类清单“Wait”、“将来某时/也许”、“参考资料”“备忘录”饺子猫还没有往里面添加内容。“Wait”清单放置等待或指派别人处理的事情。“将来某时/也许”存放目前不需要马上行动，但将来有朝一日希望再次评估或可能行动的事情。“参考资料”保存不需要采取任何行动，但是具有参考价值的资料。“备忘录”用于管理那些目前无需行动，但日后可能有些要求的事情。
还有一个很重要的“日程表”清单没有建立！我看了一下EverNote里面所有的笔记模板，似乎没有适合用来作日程表的。那么这个光荣的任务看来只能交给Outlook、Google的“日历”或者是手机里面的“日程表”来处理了。
以上就是饺子猫上个星期读了《Get Things Done》后，按照个人的理解，用EverNote这个软件建立的个人GTD管理系统。按照《Get Things Done》书里面说的，饺子猫的这个GTD个人管理系统还有可以改进的地方，比如办公桌的规划、办公用具的配合、文件夹的标签和分类等等。我想先用试着用这个EverNote运行一段时间，让自己先养成GTD的工作习惯以后，再对这个系统进行改进。另外，过一段时间后再回顾一次这本书，也许还会有新的收获。

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2007年7月16日 星期一